担当者接触を無駄にしない追客の方法┃メール資料送付編


コラムのポイント


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本記事の内容

本記事では貴重な担当者接触を無駄にしないために行うべき行動「メール資料送付編」について解説します。

我々もここに苦戦しまして、もともと10件送って返信が0件だった状況を改良し、今では返答率30%ほどあがり2〜3件の返信をいただいております
ぜひ、追客施策の参考にしていただけますと幸いです

参考資料

メール文

【コピペ用メール文】

●●株式会社
●●様

お世話になります。私、株式会社RocketStarter 釣田(つりた)です。
先日は突然のご連絡にも関わらず、ご丁重なご対応を頂きまして誠にありがとうございました。

御社の事業拡大に関してのデータを添付させて頂いております。(御社限り)お手すきの際にご確認頂けますと幸いです。

現在IPOに向けて準備中とのことですが、事業拡大の手段としてインサイドセールスを活用いただいた結果、320%前倒しで計画達成をすることに成功した企業様などもいらっしゃいます。
記載している企業様以外にもご利用頂いておりますので、他社様の詳細について、別途資料をご確認頂きながらお話合いが出来たらと考えております。

【事例】株式会社●●様(御社と同業のSaaS業界)
抱えていた営業の課題
・商談や社内業務で忙しくアポ獲得まで手が回っていない
・休眠・失注顧客の掘り起こしができていない
「話を聞くだけ」のアポが多い
詳細はコチラから→(導入事例➀)

他にも多数の企業様事例がございますので、ぜひ一度ご面談の機会を頂きお話させて頂けますと幸甚です。何卒宜しくお願い申し上げます。

株式会社RocketStarter
釣田翔

こんな課題をお持ちの方におすすめです

・メールに返答がない
・後追い電話をするも「必要ない」と断られる
・見込みあり顧客だけ追客しており、見込み無し顧客はリストに埋もれている

読了後に解決できること

・担当者からのメール返信率があがる
・担当者の興味・関心を引き出すことができる
・担当者に認知してもらえる

では早速解説させていただきます。
まず行動として4つありますので順を追って解説します。

①前提の認識
②アポが取れない前提で担当者から情報引き出す
③興味を引き出すメールを送る
④メール送付用の資料作成を行う

①前提の認識

まず前提として担当者に繫がり商談化すること自体が希少という認識を持っていただきたく、行動の1つ目に記載しました。
新規テレアポの場合ですと架電件数から商談化(案件化)できる確率は約0.5%です。
マーケリードからも7-10%と言われています。
*業界や施策により変動します。

逆をいうと、担当者接触数のうち90%以上は商談化しない「休眠顧客」になるということです。
「担当者にアポ取れなかった、ハイ次」という形で追うことをやめたり、すべてマーケに差し戻して一斉対応施策に埋もれることは大きな機会損失に繋がります。
だからこそ担当者と話せたこと自体が貴重であるという認識を持ち、しっかり次に繋げる工夫をしましょう。

②アポが取れない前提で担当者から情報引き出す

よくトークスクリプトでは「アポを取るためのトーク」になっていますが「アポが取れない場合のトーク」は組み込まれていません。
しかし90%以上は商談化しない「休眠顧客」になります。「アポを取るためのトーク」か「取れない場合のトーク」か、どちらが活用頻度も汎用性も高いかというと後者です。
だからこそ、しっかり追客に繋げるための「取れない場合のトーク」すなわち情報収集ヒアリングをトークスクリプトに組み込みましょう

トークスクリプトへ組み込むべき内容
①枕詞
「今回貴重なお時間いただきましてありがとうございます。ちょうど御社と同じ業界で成功された企業様がいらっしゃいますので事例だけお送りさせていただきますね。」
*よろしいでしょうか?と聞かず断定する
②担当者の興味を選択式で聞く
「ちなみに●●か▲▲か■■ですとどちらに一番関心がございますでしょうか?」
*よく「課題ありますか?お困りごとありますか?」と聞くケースが多いですが、基本はNoと言われます。なぜなら課題が本当にないからです。それよりも選択式で一番関心があることを選んでもらったほうが担当者は答えやすく、今後メール送付するための情報を引き出すことができます
③次回追客時期
「今はお忙しいと存じますので、また改めてご連絡差し上げご状況をお伺い出来ればと思います。年が明けてからご状況を改めて確認させて頂ければと思いますので1月半ばごろに再度お電話差し上げてもよろしいでしょうか。」
*次回電話しても良い合意を得る
④メールアドレスと担当者名の取得
「最後にお名前と●●様のメールアドレスをお伺いしてもよろしいでしょうか。●●様のご興味内容をカスタマイズしてお送りさせていただきたいので、●●様の直接のメールアドレスをお伺いできればと思います。」
*できるだけinfoやprから始まるメールアドレスをもらうことは避ける。

この情報が次に解説する「メールの工夫」に生きてきます。

③興味を引き出すメールを送る

メールで工夫するポイントは以下です。

①開封してもらう→件名の工夫
②反応してもらう→見た目の工夫
③返答してもらう→本文の工夫

開封してもらう

まずメールを開封してもらわなければ元も子もありません。件名で「これは必要だ」と思って貰う必要があります。
そこで以下の画像を見てください。

もしこのメールボックスがご自身のものだとして、どのメールを開こうと思いましたか?
おそらく上から2つめの「先日はお世話になりました」というメールだと思います。
よく「資料送付について」という件名にしたり「RocketStarter 釣田です」と会社名を入れるケースが見られますが、それだと他のメールと差別化できません
できるだけシンプルに、開いてもらえる工夫を施しましょう。

反応してもらう

次のステップは「読んでもらう」ではなく「反応してもらう」です。
イメージとして「なんだこれ?!」と”椅子の背もたれから腰を起こしてもらってPC画面に顔を近づけてもらう状態”です。(語彙力がなくてすみません笑)
人はメールを一瞬で必要か不要かを判断します。
そこで興味を持ってもらうために重要なことは視認性をあげて目に止めてもらうことです。

ポイントは、文字を太字にしたり、下線を引いたり、色付けをしたりととにかく見た目に濃淡をつけます
状況に応じてJPEGの写真を差し込んだりもしています。

ここでただ黒い文字だけだといかがでしょうか。

比較して「どちらのメールを不要と思うか」というと黒文字だけのメールだと思います。既視感のある”商談依頼メール”と瞬時に判断されてしまうためです。

返答してもらう【メール/本文】

最後のミッションは「しっかり読んでもらうこと」です。
よくメールを作るためのポイントとして「文字壁にしない」「端的な文章で」とありますが、もっと重要なことは「できるだけ相手の興味に応じてカスタマイズする」ということです。
メールはMAで作成されたような綺麗な装飾がされていたりメルマガっぽい内容よりも、文章下手で手作り感があったほうがなぜか読んじゃうんです。(ABテストして判明した内容です)

ここで重要なことが電話でヒアリングした情報です。
先ほど添付した画像をもとに解説します。

・ヒアリングした内容をもとに、赤字の訴求内容を変える
・青字は同業他社の例を用意しておく

この2点だけです。
ただこれを毎回お客様に送るのも大変だと思うのでいくつかテンプレートを用意しておきます。
Gmailを活用している方に限りますが、テンプレート機能はご存知でしょうか。

テンプレート設定方法はこちらをご覧ください。

テンプレートで最大限効率を意識しながら顧客別にカスタマイズをしていきます。

④メール送付用の資料作成を行う

最後のステップ、資料訴求です。
ここでのゴールは「いかに温度感が低い担当者から資料で興味を引き出すか」です。
温度感が低い状態であるため、少しでも分かりづらかったり我が事化できないと感じられると離脱してしまいます。
そのため「提案書」と「メール送付用資料」は別で作成しましょう。
ではその中でどのようなポイントに気をつけないといけないかをポイントで記載します。

【資料内容の工夫点】
①見た目
②伝わりやすさ
③インパクト
④説明が必要な資料は削除

見た目

まずは中身よりも見た目です。見た目で読む気をなくさないように以下の点に注意してください。

・色は3色まで
・文字量をへらす
・画像をふんだんに使う

伝わりやすさ

次に説明が不要なくらいわかりやすくする必要があります。

・1スライド1メッセージ
・できるだけわかりやすい言葉を使う。カタカナ言葉や社内用語は避ける
・文字より画像や図解で説明する

インパクト

次に資料内容の面白さ、インパクトです。
よくオンライン商談で画面共有した資料を食いつくように見ていただけるページはどこでしょうか。
それは「社内人材」「成功イメージ」「実績」です。その内容をできるだけ顧客にカスタマイズして資料を作成します。
またもう一つ重要なポイントは、最初の3ページが勝負だと思ってください。そこで興味がなくなるとそっと「閉じる」ボタンを押されてしまいます。

社内人材
・自己紹介シート(アイスブレイク)
・サポートする人材(顔写真/過去経験や実績など)

成功イメージ
・課題と解決策
 *課題と解決策の対比がわかるようにする

実績
・支援した企業のロゴ
・送付相手に合わせた導入事例
 *定量的に成果を記載
 *ビフォーアフターがわかるようにする

説明が必要な資料は削除

説明しないと伝わりづらいコンテンツは極力なくしてください。資料が多すぎると本当に読んでほしいインパクトあるコンテンツも読み飛ばされてしまうためです。

削除したほうが良い資料
・ミッションビジョン
・株主紹介
・今後の会社の展望
・契約の流れ
・留意事項

資料の構成

上記を踏まえ、我々は下記のような構成にしています。

  1. タイトルページ
  2. 自己紹介シート
  3. サポートするRocketStarterの人材(顔写真/過去経験や実績など)
  4. 支援企業のロゴ
  5. 課題と解決策
  6. 送付相手に合わせた導入事例
  7. 詳細な受注率と費用対効果の試算(”試算”と一言返信のみ)

最後の「詳細な受注率と費用対効果の試算」に関してはメールで一言だけ返信いただければメールで試算表を返送しております打ち合わせを打診していない旨も明記しています。
よく最後のページで「ご相談ください」と電話番号やメールアドレスが掲載されているケースがありますが、ほぼ問い合わせがきたことがありません。
相手はまだ”興味がない”状態なので、その温度感にあわせたCTA設計が重要です。

まとめ

色々と記載しましたが、一番重要なことはどれだけお客様に寄り添ってカスタマイズした案内ができるかです。
文字の色を変えたり装飾をすることはやはり小手先の施策で、お客様に本当に役立つ内容でしたら必ず反応してくれます。

この追客仕組み化の一貫として参考になれば嬉しいです。
ご一読いただきありがとうございました。

事業拡大を、最高速度で。