【営業活動の効率化】個人単位でプロセスとタスク管理を見直そう

営業活動の効率化は、高い成果を出すために非常に重要です。

仕事に当てられる時間は限られているからです。

とは言え、「効率化するための方法がわからない」とお悩みの方も多いでしょう。

そこでこの記事では、営業活動を効率化する方法を紹介していきます。

最後まで読むと、継続的に成果をあげ続けるために必要な視点が理解できます。

営業活動の効率をアップして、高い成果をあげたい人はぜひ参考にしてください。

なお、この記事では、個人における効率化を紹介しています。

営業活動を効率化するならプロセスの見直しが大切

営業活動の効率化を考える際には、営業プロセスを見直すことが大切です。

プロセスごとに考えることで、効率が悪い箇所を探しやすくなるからです。

営業方法によって多少の差はありますが、営業活動はおおよそ以下のプロセスで行われます。

以上のプロセスごとに見直していきましょう。

見直しのポイントとして、以下2つがあります。

量と質の両面から見直していくことで、効率アップが見込めます。

無駄な時間をなくし、必要な成果をあげるためのタスクを明らかにしていきましょう。

営業活動のプロセス見直し①量の管理

まずは、営業活動の量を見直していきましょう。

社内目標や個人目標から、必要な行動量を割り出していきます。

たとえば、月に5件成約を取ることが目標だとしましょう。

以下のように逆算して、目標に届くように設計していきます。

以上のように考えると、「どれくらいの作業をすれば目標達成できるか」が明確になります。

もちろん、アポ獲得などの確率は変動するものですので、あくまで理論上の数値です。

必要な行動量が明らかになっていれば、「今月は目標に届くだろうか…」と不安になることが減ります。

不安は営業トークに悪影響を与えますので、目標に必要な行動量を明らかにして不安要素をなくしておきましょう。

営業活動のプロセス見直し②質の管理

続いて、質の見直しに移ります。

行動量を計算した人の中には、「残業しないと達成できない数値だ…」という人もいるかもしれません。

ある程度までは行動量を増やしていくことも大切ですが、増やしすぎると長期で続けることが難しくなってしまいます。

営業活動の質を高め、少ない行動量で高い成果をあげることを考えていきましょう。

以下の項目を検討し、質を高めるために何をしたらいいのか確認してみてください。

行動量を見直した際に、「ここの効率が悪いな」と感じた部分の質を重点的に改善していきましょう。

また、連絡のタイミングとアフターフォローの見切りについても検討してください。

連絡のタイミングについては、顧客から好意的な連絡が返ってきやすい時間帯を考えます。

顧客が忙しいときに連絡を入れても、興味をもってもらいにくくなるため、連絡を入れるタイミングも工夫しましょう。

アフターフォローは満足度向上やLTV向上に役立ちますが、あまりに時間を割きすぎると負担が大きくなってしまいます。

ある程度の関係性ができたら、フォローする頻度を下げていくなどの工夫をしてみてください。

営業活動は日々のタスク管理が効率化の鍵

ここまで、営業活動のプロセスを見直す方法を紹介しました。

プロセスの見直しを行って、営業活動を改善するポイントを探ってみてください。

とは言え、「そもそも見直す時間の確保が難しい」という人もいるかもしれません。

見直しをした後も、「質を向上するための勉強時間がない」となれば手の打ちようがありません。

見直しをしっかり行うためにも、日々のタスク管理を徹底して、時間を確保していきましょう。

以上5つのポイントを押さえておけば、営業活動の効率がアップし、時間の余裕が生まれます。

時間の余裕がない人は、ぜひ実践してみてください。

営業活動を効率化するタスク管理①移動時間を短くする

営業において、移動に取られる時間はかなり多いです。

移動中も「資料をまとめる」「振り返りをする」などはできますが、できることが限られてしまいます。

移動時間は短く抑えておくほどよいでしょう。

移動時間を短くするなら、訪問先をまとめておくようにしてください。

近所の顧客をまとめて訪問するのです。

顧客のスケジュールもあるので、すべて思い通りにはいかないとしても、ある程度は調整できるでしょう。

アポ取りの順番を見直して、近くの顧客を1度に対応できるよう工夫してみてください。

営業活動を効率化するタスク管理②外出する日をまとめる

近くの顧客を一気に訪問するだけでなく、外出する日をまとめるとさらに効果的です。

エリアごとにリストを作成し、巡回する日もまとめておきましょう。

顧客から問い合わせがあった際も、「◯日と△日に近くを回りますので」などと交渉できます。

スケジュールの主導権をもてるので、仕事が進めやすくなるでしょう。

また、外出日をまとめると、社内での作業においても効率アップできます。

「今日は◯時から商談がある」などと考えるだけで、思考のリソースを奪われてしまうからです。

営業の質を高めるためにも、目の前の作業だけに集中することを考えましょう。

スケジュールが複雑に入れ込んでいると、スケジュール管理に気を取られてしまいます。

1日のタスクはなるべくシンプルにまとめておきましょう。

このように、外出する日をまとめておけば、外出しない日の作業効率もアップします。

営業活動を効率化するタスク管理③事務作業をまとめて行う

事務作業に関しては、同じ作業をまとめて集中して取り組むようにしましょう。

たとえば、メールの返信・テレアポ・リスト作成などです。

1つの作業をまとめて行うことで、高い集中力を発揮でき、効率が上がります。

慣れるまでは「進んでいる気がしなくて辛い」と感じたり、途中で飽きてしまったりするかもしれません。

しかし、やっているうちに慣れてきますし、色々な仕事を同時にこなすよりも効率がよいです。

ぜひ、取り入れてみてください。

営業活動を効率化するタスク管理④テンプレートを活用する

メールについては、テンプレートを活用することで効率化していきましょう。

同じ文面を毎回入力していては効率が悪いからです。

テンプレートを作成しておけば、その後のメール処理にかかる時間を大幅に削減できます。

もちろん、顧客に響く文章にするために、数行付け加えるなどの工夫は行うようにしましょう。

また、顧客の反応がよいメールがあった場合には、テンプレート化することで成果をあげやすくなります。

同じ文面を使うメールや、成果が出たメールのテンプレートを作ってみてください。

営業活動を効率化するタスク管理⑤空き時間にやることを明確にする

営業では、顧客のスケジュールの関係で空き時間ができてしまうこともあります。

空き時間をぼーっと過ごしては勿体無いですので、「空き時間ができたらなにをするか」を常に明確化しておきましょう。

そのほかにも、移動中にできるタスクも明確にしておくと、さらに時間を有効活用できます。

普段なら後回しにしてしまうようなタスクをまとめてみてください。

まとめ｜営業活動を効率化して成果アップを目指そう

営業活動を効率化する方法を紹介しました。

効率を上げるためには、プロセスの見直しとタスク管理が大切です。

それぞれ紹介した内容をまとめると、以下の通りです。

以上を実践することで、営業活動を効率化できます。

効率をあげて、高い営業成果をあげてみてください。