【日程調整ツール】おすすめ5選と導入のメリットを紹介

営業の仕事では商談の予定管理も大切な業務です。

しかし、複数の商談予定や顧客情報の管理には手間がかかり、営業マンの悩みの種になります。

そこでおすすめなのが日程調整ツールの導入です。

日程調整を自動化すればスケジュール管理が楽になり、業務効率がアップしますよ。

この記事では、日程調整ツールを導入するメリットやおすすめな日程調整ツールを紹介します。

スケジュール管理の手間を省きたい方や、営業効率を上げていきたい方はぜひお読みください。

日程調整ツールを導入するメリット

日程調整ツールの導入には営業効率がアップするというメリットがあります。

そして、効率アップの要因は以下3つに分けられます。

日程調整の手間が減る
スケジュールの共有が手軽になる
予定を忘れる不安が減る

日程調整ツールの導入を検討している場合には、以上3つのメリットを享受したいかどうかで判断してみましょう。

日程調整ツールを導入するメリット①日程調整の手間が減る

日程調整ツールでは会議の予定や商談の予定など、複数のスケジュールを一括で管理できます。

自分が行うべき業務と日程を素早く確認し、新しい予定の調整も今までより容易になるのです。

パソコンだけでなくタブレット端末やスマートフォンともデータを同期しておけば、外出先でも手軽に日程調整ができます。

「日程の確認に時間がかかっている」という方は、ツールの導入で解決してみてください。

日程調整ツールを導入するメリット②スケジュールの共有が手軽になる

日程調整ツールに入力したスケジュールは、社内の仲間や顧客とも共有可能です。

お互いの予定を共有することで、無理なスケジュールでの依頼を避けられるようになります。

「その日は他の予定があるので…」などと断る手間もなくなり、相手側の手間もなくなりますよ。

書き込む予定の詳細まで共有すれば、個別に予定の説明をする必要もありません。

「〇〇は△日に決まるのでその後で…」などといった連絡も不要なのです。

1回の連絡は短い時間かもしれませんが、月単位や1年単位で見ると相当な時間になります。

また、連絡によって一度注意が逸れると、それまで考えていたことを思い出す労力もかかるものです。

スケジュールを共有して連絡を最小限にすれば、業務効率が劇的にアップしますよ。

「電話がストレスになっている」「同じ予定について説明するのが面倒」という場合には、日程調整ツールの導入がおすすめです。

日程調整ツールを導入するメリット③予定を忘れる不安が減る

日程調整ツールでスケジュールをまとめて管理すると、予定を忘れる不安が減ります。

「営業資料にメモしたのにスケジュール帳に書き忘れた」といった事態がなくなるからです。

また、日程が近づくと通知してくれたり、商談相手に自動的にメールを送ってくれたりするツールもあります。

「予定を書いていたのに忘れてしまった」といったうっかりミスや「相手に確認し忘れてリスケになった」といったトラブルも防げるのです。

スケジュール管理における人的ミスが大幅に減るでしょう。

日程調整ツールを導入すると、ミスが減って営業効率がアップしますよ。

日程調整ツールを導入するデメリット

便利な日程調整ツールですが、デメリットもあります。

操作がわからない可能性がある
システムトラブルのリスクがある

デメリットを事前に知っておくことで対策できたり「自社には必要ない」と判断できたりするでしょう。

導入後のトラブルを防ぐためにも、ここで確認してみてくださいね。

日程調整ツールを導入するデメリット①操作がわからない可能性がある

初めてツールを使用する場合には、操作方法がわからず戸惑ってしまうこともあるでしょう。

慣れるまでは「スケジュール帳に書いた方が早い！」と感じることもあるかもしれません。

操作に慣れるまではスケジュール管理の効率が一時的に下がる可能性があるのです。

操作がかんたんなツールを選ぶようにしたり、操作に慣れる期間を設けたりして対策しましょう。

また、顧客との日程調整で使用する際には、顧客にもツールの操作方法を伝える必要があります。

IT関係に弱い人は操作できない可能性もありますし、ツールで機械的に管理することに嫌悪感をもつ人もいるでしょう。

効率アップのためにツールを使用することや、操作方法を事前に伝えるなどの工夫をしてください。

日程調整ツールを導入するデメリット②システムトラブルのリスクがある

日程調整ツールを作動させるシステムにトラブルが起きる可能性があります。

スケジュールを一括で管理している状態でトラブルが起きると、予定を確認する術がなくなってしまいます。

トラブルが少ないツールを選ぶ、データのバックアップをしておくなどの対策をとりましょう。

日程調整ツールを選ぶポイント

日程調整ツールのメリットデメリットを確認した上で、導入を決めた方もいるでしょう。

ツールは複数ありますので、自社にあった使いやすいものを選ぶことが重要です。

日程調整ツールを選ぶ際には以下5つのポイントを意識してみてください。

目的に沿っているか
種類があっているか
継続可能な料金設定か
連携できるツールはあるか
操作が簡単か

5つの視点から考えることで使いやすいツールが見つけやすくなりますよ。

日程調整ツールを選ぶポイント①目的に沿っているか

日程調整ツールはあくまで手段であるため、導入する目的に沿ったものを選ぶことが重要です。

たとえば、社内におけるスケジュールの共有をしたいのか、顧客との日程調整を便利にしたいのかなどです。

ツールによって機能が異なるため、目的に沿った機能があるツールを選ぶようにしましょう。

日程調整ツールを選ぶポイント②種類があっているか

日程調整ツールには以下3種類があります。

予約型：空いている日程から相手に選んでもらう
提案型：自分で候補日を提案して相手に選んでもらう
投票型：複数人の投票によって日程を決める

スケジュール管理の方針やツールの使い方によって最適なものを選びましょう。

たとえば、顧客の予定を優先したい場合には予約型、資料の準備などの時間を確保したい場合には提案型といった形です。

日程調整ツールを選ぶポイント③継続可能な料金設定か

日程調整ツールは基本的に有料です。

無料で使えるものもありますが、機能が限定的なことが多くビジネス利用には向かないでしょう。

スケジュール管理は常に行うものですので、継続的に利用できる価格帯のツールを選ぶようにしてください。

また、料金体系はツールによって異なり、予定の数や使用人数によって料金が変わるものなどがあります。

自社が使用する際にどのくらいの料金がかかるのかを計算してみましょう。

機能と料金を比較してコスパがよいと感じるものを選んでみてください。

日程調整ツールを選ぶポイント④連携できるツールはあるか

カレンダーや商談ツールなど、他のツールやアプリと連携できるものもあります。

よく使用するツールやアプリと連携できるものを選べば、業務がスムーズに行えます。

たとえば、日ごろから使用しているカレンダーアプリと連携できれば、操作方法も覚えやすいでしょう。

商談ツールと連携できるものであれば、商談の予定管理や顧客への確認連絡がしやすくなりますよ。

日程調整ツールを選ぶポイント⑤操作が簡単か

日程調整ツールを導入しても操作が難しいと、社員に浸透しない可能性があります。

また、顧客との日程調整で利用する場合には、顧客とのトラブルの原因にもなりかねません。

デザインが整っており、感覚的に使えるツールを選ぶようにしてください。

使い方についてのサポートをしてくれるものを選ぶのもよいでしょう。

まとめ｜おすすめから自分にあう日程調整ツールを選ぼう

日程調整ツールについて紹介しました。

日程調整ツールを導入するとスケジュール管理が容易になり、営業効率が大幅にアップします。

事務作業に時間を取られすぎている場合には導入を検討してみましょう。

記事中ではツールの選び方やおすすめツールも紹介したので、参考にしながら自社にあったものを選んでみてくださいね。

	スケコン	Aipo	waaq Link	調整アポ	VCRMオンライン商談予約
特徴	ログインせずに使えるオンライン名刺交換も可能	チームでの日程調整がかんたん	日程確認メールを自動発行	連携できるツールが多い受付業務も自動化できる	オンライン商談予約に特化
日程調整方法	提案型（複数人も可能）	予約型	予約型・投票型	予約型	予約型
連携ツール	Google・Outlookカレンダー・meets・ Teams・Zoom	Googleカレンダー・Outlook・iCloudカレンダー・iPhoneカレンダー・Thunderbirdカレンダー・Yahoo!カレンダー・TimeTree・Slack・MFクラウド給与	Zoom・GoogleMeet・Microsoft Teams・Outlookカレンダー・Googleカレンダー	Googleカレンダー・Google Workspace・Outlookカレンダー・サイボウズGaroon・ZoomTeams・Google Meet・Salesforce・Slack・Chatwork・Teams・Google Chat・RECEPTIONIST	VCRM
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