担当者接触を無駄にしない追客の方法┃メール資料送付編

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では早速解説させていただきます。
まず行動として4つありますので順を追って解説します。

①前提の認識
②アポが取れない前提で担当者から情報引き出す
③興味を引き出すメールを送る
④メール送付用の資料作成を行う

①前提の認識

まず前提として担当者に繫がり商談化すること自体が希少という認識を持っていただきたく、行動の1つ目に記載しました。
新規テレアポの場合ですと架電件数から商談化（案件化）できる確率は約0.5％です。
マーケリードからも7-10%と言われています。
＊業界や施策により変動します。

逆をいうと、担当者接触数のうち90％以上は商談化しない「休眠顧客」になるということです。
「担当者にアポ取れなかった、ハイ次」という形で追うことをやめたり、すべてマーケに差し戻して一斉対応施策に埋もれることは大きな機会損失に繋がります。
だからこそ担当者と話せたこと自体が貴重であるという認識を持ち、しっかり次に繋げる工夫をしましょう。

この情報が次に解説する「メールの工夫」に生きてきます。

③興味を引き出すメールを送る

メールで工夫するポイントは以下です。

開封してもらう

まずメールを開封してもらわなければ元も子もありません。件名で「これは必要だ」と思って貰う必要があります。
そこで以下の画像を見てください。

もしこのメールボックスがご自身のものだとして、どのメールを開こうと思いましたか？
おそらく上から２つめの「先日はお世話になりました」というメールだと思います。
よく「資料送付について」という件名にしたり「RocketStarter　釣田です」と会社名を入れるケースが見られますが、それだと他のメールと差別化できません。
できるだけシンプルに、開いてもらえる工夫を施しましょう。

反応してもらう

次のステップは「読んでもらう」ではなく「反応してもらう」です。
イメージとして「なんだこれ？！」と”椅子の背もたれから腰を起こしてもらってPC画面に顔を近づけてもらう状態”です。（語彙力がなくてすみません笑）
人はメールを一瞬で必要か不要かを判断します。
そこで興味を持ってもらうために重要なことは視認性をあげて目に止めてもらうことです。

ポイントは、文字を太字にしたり、下線を引いたり、色付けをしたりととにかく見た目に濃淡をつけます。
状況に応じてJPEGの写真を差し込んだりもしています。

ここでただ黒い文字だけだといかがでしょうか。

比較して「どちらのメールを不要と思うか」というと黒文字だけのメールだと思います。既視感のある”商談依頼メール”と瞬時に判断されてしまうためです。

返答してもらう【メール／本文】

最後のミッションは「しっかり読んでもらうこと」です。
よくメールを作るためのポイントとして「文字壁にしない」「端的な文章で」とありますが、もっと重要なことは「できるだけ相手の興味に応じてカスタマイズする」ということです。
メールはMAで作成されたような綺麗な装飾がされていたりメルマガっぽい内容よりも、文章下手で手作り感があったほうがなぜか読んじゃうんです。（ABテストして判明した内容です）

ここで重要なことが電話でヒアリングした情報です。
先ほど添付した画像をもとに解説します。

この2点だけです。
ただこれを毎回お客様に送るのも大変だと思うのでいくつかテンプレートを用意しておきます。
Gmailを活用している方に限りますが、テンプレート機能はご存知でしょうか。

テンプレート設定方法はこちらをご覧ください。

テンプレートで最大限効率を意識しながら顧客別にカスタマイズをしていきます。

④メール送付用の資料作成を行う

最後のステップ、資料訴求です。
ここでのゴールは「いかに温度感が低い担当者から資料で興味を引き出すか」です。
温度感が低い状態であるため、少しでも分かりづらかったり我が事化できないと感じられると離脱してしまいます。
そのため「提案書」と「メール送付用資料」は別で作成しましょう。
ではその中でどのようなポイントに気をつけないといけないかをポイントで記載します。

見た目

まずは中身よりも見た目です。見た目で読む気をなくさないように以下の点に注意してください。

伝わりやすさ

次に説明が不要なくらいわかりやすくする必要があります。

インパクト

次に資料内容の面白さ、インパクトです。
よくオンライン商談で画面共有した資料を食いつくように見ていただけるページはどこでしょうか。
それは「社内人材」「成功イメージ」「実績」です。その内容をできるだけ顧客にカスタマイズして資料を作成します。
またもう一つ重要なポイントは、最初の3ページが勝負だと思ってください。そこで興味がなくなるとそっと「閉じる」ボタンを押されてしまいます。

説明が必要な資料は削除

説明しないと伝わりづらいコンテンツは極力なくしてください。資料が多すぎると本当に読んでほしいインパクトあるコンテンツも読み飛ばされてしまうためです。

資料の構成

上記を踏まえ、我々は下記のような構成にしています。

最後の「詳細な受注率と費用対効果の試算」に関してはメールで一言だけ返信いただければメールで試算表を返送しております。打ち合わせを打診していない旨も明記しています。
よく最後のページで「ご相談ください」と電話番号やメールアドレスが掲載されているケースがありますが、ほぼ問い合わせがきたことがありません。
相手はまだ”興味がない”状態なので、その温度感にあわせたCTA設計が重要です。

まとめ

色々と記載しましたが、一番重要なことはどれだけお客様に寄り添ってカスタマイズした案内ができるかです。
文字の色を変えたり装飾をすることはやはり小手先の施策で、お客様に本当に役立つ内容でしたら必ず反応してくれます。

この追客仕組み化の一貫として参考になれば嬉しいです。
ご一読いただきありがとうございました。